Our institute is looking for an organized and self-motivated Administration Support Officer (Minor Employment 10h/w) who will be responsible for assisting the office administrator in all necessary matters. In order to be successful in this position the Administration Support Officer should be detail-oriented, self-organized, and have excellent communication skills.
Administration Support Officer Responsibilities:
- Support the office administrator in all necessary matters
- Ongoing office maintenance (staying in contact with institute’s service providers, courier services coordination, coffee machine care, changing filters for office air purifiers, etc.)
- Doing various errands and shopping (post office, shopping for the kitchen, etc.)
- Support the Design department in operational activities (gift wrapping, post orders pick-ups, etc. )
- Support organizing logistics for events and visitors to the institute
- Place and manage small office administration orders
- Assist in keeping the inventory (incl. storage management)
Administration Support Officer Requirements:
- High school diploma or equivalent; college or Bachelor’s degree preferred
- Fluent in German and English
- Proven experience as an office assistant or relevant role (1 or more years)
- Proven communication and interpersonal abilities
- Self-organizational skills
- Familiarity with office management procedures and basic accounting principles
- Excellent knowledge of MS Office
- Comfortable working in an international environment
Further details:
Job Type: Minor employment (10 hours a week)
Location: Vienna, Austria
Start date: 01.09.2022
Applicants need to upload their CV below
Administrationsmitarbeiter*in (m/d/w) für das Institute of Advanced Research in Artificial Intelligence (IARAI) 1030 Wien
Geringfügig: 10 St/W
Anfang: 01.09.2022
Ort: Wien, Landstraße
Erforderliche Sprachkenntnisse:Englisch, Deutsch
Aufgaben:
Unterstützung des gesamten Teams bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten.
Ihr Profil:
* Sehr gute MS-Office Anwenderkenntnisse
* Administrative Tätigkeiten (Bestellungen, Entgegennahme von Lieferungen,
* Telefonbetreung, Mithilfe bei der Vorbereitung und Nachbereitung von
Sitzungen und Meetings (Organisation des Caterings…), diverse Botengänge
* Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (internationales Umfeld)
* professionelle Einstellung
* Teamfähigkeit; Fähigkeit, Prozessen zu folgen
* Verlässlichkeit und Flexibilität
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HLW) von Vorteil
* gültige Arbeitsbewilligung für Österreich
Arbeitszeit: Mo-Fr: 9-11 Uhr
Geringfügige Beschäftigung
Gehalt: € 485,85 / Monat
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